【目的】地方公共団体が, 自ら作成した行政刊行物を体系的かつ効率的に管理・保存することは, 行政刊行物の持続的な利用を保障するために行うべき重要な課題の一つである。本研究は, 日本の都道府県における行政刊行物の管理・保存体制の現状を検討し, 問題点を明らかにすることを目的とする。
【方法】47都道府県のホームページにおいて提供されている例規集の中から, 各都道府県が定めている行政刊行物の取扱に関する規則等を調査した。規則等の内容を行政刊行物の管理段階によって, 行政刊行物の送付, 整理, 廃棄・保存, 提供の項目に分けて分析を行った。
【結果】17ヵ所の都道府県における行政刊行物管理の制度的根拠となる規則等が明らかになった。都道府県は規則等の送付規定により, 該当都道府県が作成した行政刊行物を網羅的に収集する制度的仕組みを備えている。行政刊行物の保存に関しては, 歴史的文化的価値を持つ行政刊行物を永久保存することを規則等に明記している大阪府の事例, 行政刊行物管理体制の中で公文書館を行政刊行物の保存機関として位置づけている東京都の事例などが確認できた。しかし, 以下の課題も明らかになった。第1に, 規則等が適用される対象が知事部局に限定され, 議会, 各種委員会などの行政組織が作成した行政刊行物は管理制度を持たないこと, 第2に, 規則等の主な目的が行政刊行物の円滑な利用と管理の効率化であるため, 行政刊行物の保存を含めた行政刊行物管理の全段階を保障するような内容とはなっていないこと, 第3に, 各都道府県内に複数存在する行政刊行物の諸管理機関を行政刊行物管理体制の中に取り入れて活用しようとする試みが足りないことが挙げられる。
【Purpose】The purpose of this study is to examine the current systems used to manage and preserve administrative publications in local governments in Japan and identify related problems.
【Methods】The study examined the laws and regulations on the websites of each of the 47 prefectures in Japan to see what regulations each local government has regarding the management and preservation of administrative publications.
【Results】As a result of this investigation, 17 local governments were found to have institutional grounds for the management of administrative publications and their content. These local governments are seen to be equipped with institutional systems to comprehensively collect their administrative publications in accordance with their regulations that require affiliated organizations to send their publications to them. As for the preservation of administrative publications, the study looked into the case of Osaka, which has a set of regulations that mandates the permanent preservation of administrative publications of historical or cultural value, and that of Tokyo, which has commissioned the task of publication preservation to the Tokyo Metropolitan Archives to which administrative publications are required to be sent. The regulations, however, are found to have some common limitations : first, the coverage of both the range of administrative organizations and publications is limited, for example, publications issued by the assembly or committees are excluded. Second, the regulations do not seem to cover all the stages of administrative publication management, including preservation. Third, the lack of efforts to incorporate agencies responsible for the management of administrative publications in local governments, which include the archive, assembly library, and public libraries, into the whole system of administrative publication management.
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